Konfirmasi demi Komunikasi Lebih Baik

Dear para pembelajar...

Mari bersama-sama mengingat bahwa, "hidup adalah perkara menghadapi orang lain, baik dalam hal sepele maupun yang sangat penting, dan itu berarti melakukan serangkaian komunikasi"  begitulah kata Deborah Tanen.

Pun saat kita berkomunikasi via gadget. Tentu dasar-dasar komunikasi tetap perlu kita jaga, seperti menghargai yang bicara, bersedia mendengarkan dan memberi feedback, salah satunya seperti konfirmasi.

Saya menyadari, komunikasi secara langsung saja berpotensi besar terjadi kesalahpahaman, apalagi via gadge!  Tentu sangat rentan terjadi kesalahpahaman daripada berkomunikasi langsung face to face. 

Seiring berjalannya waktu, saya sering menemui beberapa masalah komunikasi via gadjet yang cukup mengganggu perasaan personal ataupun kinerja kolektif. Contoh kecilnya, sebut saja saat ada pertanyaan yang dilontarkan ke dalam grup mengenai undangan rapat atau menanyakan informasi penting lainnya yang tidak kunjung direspon. Seyogyanya, saat kita memang berkesempatan membalas mari mencoba untuk selalu membalasnya. Meskipun mungkin kita tidak tahu jawabannya (bahkan jika ada seseorang yang bertanya letak sebuah rumah makan yang kita tidak pernah kunjungi) cobalah untuk membalas, apalagi jika kita tidak dapat hadir rapat atau acara yang diagendakan (jika ada undangan rapat). Mari mencoba untuk selalu untuk membalas dan mengkomunikasikannya. 

Bahkan, jika sms itu hanya sms pemberitahuan dari atasan atau ketua organisasi, yang sering kali kita pikir tidak perlu membalasnya, saran saya tetaplah memberi balasan, misal sekadar menjawab "Sip, oke" untuk memberi tahu bahwa sms/chat telah diterima. Apalagi jika info yang diterima masih menggunakan sms, yang tidak dapat diidentifikasi apakah sudah dibaca atau belum, sebagaimana media sosial saat ini. Sehingga pengirim sms tidak tahu dengan pasti apakah sudah diterima kecuali setelah ada feedback.

Konfirmasi itu sangat penting.

Apalagi dalam dunia kerja dan organisasi.

Mengapa?
Salah satunya alasannya adalah untuk mengetahui seberapa viable (mampu dilaksanakan)nya acara/program/rapat tersebut. Karena jika memang banyak yang tidak sanggup hadir, rapat atau acara tersebut dapat diusahakan untuk dipindah ke waktu yang lebih tepat.

Saya pernah mengalami hal tidak mengenakkan lho terkait masalah konfirmasi tersebut. Suatu hari saya menginformasikan akan mengadakan evaluasi tahunan, dari sekitar 30 orang yang seharusnya datang rapat, hanya 2 orang saja yang dapat hadir. Karena yang lain tidak konfirmasi atau membalas undangan rapat dalam bentuk apapun, sehingga kita tidak tahu apakah rapat dapat dilaksanakan atau tidak. Apalagi saat itu, saya mengundang tim ahli dengan maksud memberi feedback atas kinerja organisasi yang telah dilakukan. Sebagai pengundang tentu merasa malu dan bersalah karena hanya dua orang yang hadir. Hal ini membuat waktu dan tenaga teman-teman yang berusaha hadir menjadi tidak produktif karena rapat tidak bisa berjalan dengan lancar seperti yang seharusnya.

Nah selain itu, misal ada konsumsi yang disediakan dalam agenda rapat tersebut, dapat disesuaikan dengan jumlah peserta yang melakukan konfirmasi sehingga tidak buang-buang atau kekurangan konsumsi karena hanya dikira-kira saja. So, jangan pernah meremehkan sebuah konfirmasi.

Mengkonfirmasi atau menfeedback menunjukkan kita peduli dan tidak cuek dengan mereka. Misal di grup sebuah sosial media ada seseorang yang bertanya, mari menjawab sebagai bentuk penduli. Meskipun kita hanya menjawab 'tidak tahu'. Karena, hal itu akan memberi efek positive bagi penanya. Yaitu merasa tidak diabaikan. Pasti tidak ada dari kita yang senang 'diabaikan' bukan?

Teknik konfirmasi juga perlu dilatih supaya kita tetap dapat menjaga hubungan kita dengan pihak yang bersangkutan.

Usahakan tidak mengkonfirmasi dengan satu huruf saja, misal, "Y untuk ya," atau "T untuk Tidak". Kesan yang ditangkap oleh penerima seakan-akan sang pengirim begitu (sok) sibuknya atau terlihat arogan.
Memang beberapa orang tidak masalah, tapi kebanyakan tidak menyukainya, lho.
Jika memang buru-buru, buatlah template kata-kata yang sering dibutuhkan, misal, "Mohon maaf saya tidak bisa hadir rapat" dsb.
Atau tambahkan emotikon senyum untuk menambah kesan hangat. Sehingga saat butuh tinggal memasukkan saja ke badan text atau chat.

Ohiya, komunikasi adalah seni yang sangat terkait situasi dan kondisi. So, silahkan perhatikan konteks dan dengan siapa kita berkomunikasi. Sehingga, gaya bahasa bisa menyesuaikan, kapan harus formal dan kapan harus informal.

Sekali lagi, jangan remehkan konfirmasi. :)

Mari berproses menjadi lebih baik. 

Salam hangat!
Salam semangat!
Salam hebat!